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¿Cómo rotular una caja para envío?

En Coordinadora buscamos dar una respuesta oportuna a nuestros clientes para que hagan el envío de sus paquetes, mercancía o documentos. Para ello es muy importante que se haga un correcto rotulado de la caja, el cual no tomará más de 10 minutos y te ahorrará muchos dolores de cabeza.

Te invitamos a que leas la siguiente entrada donde te vamos a hablar sobre los datos que deben ir para rotular una caja y algunos consejos para hacer este proceso de una forma sencilla.

 

¿Qué es rotular una caja?

Rotular una caja hace referencia a la etiqueta que se coloca con algún tipo de información. La cual va relacionada con el tipo de paquete o mercancía que se va a enviar. El objetivo de rotular es brindar información clara, precisa y concisa. De esa manera, quien manipule la caja podrá saber que contiene en su interior, hacía dónde va dirigida y quién la va a recibir.

Lo ideal es que la etiqueta se encuentre en una parte visible y no se divida en dos etiquetas, dado que puede llegar a generar confusiones.

 

¿Por qué se debe rotular una caja para envío?

La rotulación de una caja para hacer un envío es bastante importante, una de las razones principales es que tendrás un servicio más ágil y eficiente. Además, podrás especificar el tipo de elementos que llevas en su interior, con lo cual el personal de la empresa de envíos tendrá las debidas precauciones para no afectar tu mercancía o documentos.

También porque será más fácil identificar el paquete al momento de recogerlo y entregarlo, así se evitarán confusiones y cualquier tipo de demora en la entrega final.

 

Datos que deben ir en el rótulo de la caja

En Coordinadora te contamos los datos principales que deben estar incluidos para que tu paquete o documento pueda llegar a su destino sin ningún tipo de percance. A continuación queremos contarte sobre los datos que deben ir incluidos en el rótulo de la caja tanto del remitente como del destino.

 

Datos del remitente

Los datos que debes proporcionar sobre el remitente en el rótulo de la caja son:

  • Nombre o razón social (en caso de que corresponda a una persona jurídica)
  • Número de cédula
  • Número de celular
  • Nombre de algún contacto a quien podamos contactar en caso de ser necesario
  • Dirección
  • Ciudad
  • División en caso de que el remitente corresponda a un área de una empresa

 

Datos del destino

Los otros datos que deben ser proporcionados en el rótulo de la caja son los del destino, así se podrá completar el envío sin inconvenientes. Los cuales son:

  • Nombre del destinatario
  • Razón social si corresponde a una persona jurídica
  • Nombre de algún contacto en caso que sea necesario
  • Dirección completa
  • Teléfono
  • Ciudad
  • Número de la Orden de Compra
  • Orden de Pedido
  • Remisión Interna o la factura que acompaña al despacho

En caso que se trate de varias unidades bajo una misma remisión, estás deben encontrarse identificadas según la cantidad de unidades despachadas en el envío.

 

¿Cómo se debe rotular un envío?

Para que lleves a cabo un adecuado rotulado de tus envíos debes colocar una etiqueta que sea bastante legible y visible, así será fácil de identificar. Esta etiqueta debe estar ubicada en la parte más visible de la caja. No olvides verificar que se encuentre bien adherida, ya sea con cinta o algún tipo de pegamento. Procura evitar dividir la información en dos etiquetas, y colocarlas en dos caras diferentes de la caja. Por último, para que el rótulo sea exitoso, en caso que existan etiquetas viejas en la caja, debes retirarlas u ocultarlas.

 

Consejos para rotular una caja para envío

En Coordinadora somos conscientes que nuestro trabajo consiste en hacer el envío de mercancías en las mejores condiciones de calidad y seguridad. Para lograrlo, es indispensable que como cliente lleves a cabo un adecuado rótulo de las cajas, aquí te compartimos algunos consejos.

 

Evita la doble rotulación

Evita reutilizar empaques. Estos pueden estar rotulados previamente, con información diferente a la de tu mercancía, lo cual nos causaría confusiones y demoras en la entrega, que podrían ser perjudiciales para ti.

 

Rótula cada caja o cada unidad del envío

Para hacer más fácil la identificación, cada caja despachada debe tener su rótulo correspondiente. No en una sola, sino en todo el lote de cajas que vayan a transportarse.

 

Utiliza rótulos adhesivos

El rótulo debe ser de un color notorio, preferiblemente blanco,situado en un lugar visible. Se recomienda utilizar adhesivos: éstos no se desprenden fácilmente de la mercancía.

 

Revisa que el rótulo sea claro y legible

Al marcar el rótulo debes hacerlo con una letra legible, diligenciando con cada uno de los datos requeridos. No olvides marcar muy bien con la señalización adecuada, según las normas establecidas. Además, tienes que alertar en caso de que se trate de mercancía frágil o delicada.

 

Programa la recogida sin costo de tus cajas para envío

En Coordinadora te ofrecemos el servicio de recogida de cajas sin costo. Para solicitarlo deberás ingresar todos los datos requeridos como son nombres completos, correo electrónico, teléfonos, el tipo de envío (paquetes o documentos), dirección, fecha y hora para llevar a cabo la recogida. Adicional debes ingresar el nombre y documento de la persona que hará la entrega de la caja que será recogida por nuestro personal operativo.

Datos para enviar un paquete

Cuando vas a realizar un envío de un paquete debes tener en cuenta cuáles son los datos que debes incluir para que no se vayan a presentar retrasos en la entrega. En Coordinadora somos tus aliados para que cada una de tus encomiendas lleguen en las mejores condiciones y en el tiempo indicado. Por eso queremos contarte sobre los datos básicos que debes incluir en tu paquete, ya sea un envío nacional o internacional.

 

Conoce el servicio de envío de paquetes Coordinadora

En Coordinadora te acompañamos para que hagas el envío de paquetes al destino que requieres. Te ofrecemos el respaldo necesario para llevar a cabo la gestión de los procesos de transporte y la distribución de paquetes, a nivel urbano, regional, nacional e internacional. Para llevar a cabo nuestro servicio de envío de paquetería contamos con 17 Centros de Distribución en las principales ciudades de Colombia y 113 Centros de Recibo y Entrega de Mercancías los cuales se encuentran ubicados en distintas zonas estratégicas del país.

 

¿Qué debes saber para enviar un paquete correctamente?

En Coordinadora nos aseguramos de que tus envíos lleguen a sus destinos en las mismas condiciones en las que han sido entregados. Sin embargo, para cumplir con nuestra función de la mejor manera, es necesario que tengas en cuenta las siguientes recomendaciones:

  • Asegúrate de realizar un adecuado empaque de la mercancía o documento que se va a enviar.
  • Verifica que el paquete que vas a transportar se encuentre bien acomodado, ordenado y empacado en la unidad de empaque.
  • Cierra muy bien la unidad de empaque, debes encintar o pegar, y verificar que no se vaya abrir con facilidad.
  • En caso de que se trate de paquetería frágil o delicada, tendrás que colocar avisos para que las personas que lo manipulen, sepan cómo maniobrar.
  • No olvides marcar el paquete con la señalización adecuada, según las normas establecidas.
  • Protege los paquetes para que no se vayan a ver afectados por agentes ambientales.

 

Datos básicos para enviar un paquete

Para que podamos llevar un correcto envío de tus paquetes, debes especificar muy bien los datos tanto del remitente como del destinatario. De esa forma nuestros operadores podrán hacer la entrega en el punto referenciado. Es indispensable que te tomes el tiempo para especificar esta información, así te vas a evitar dolores de cabeza. Aquí te especificamos cuáles son los datos que debes especificar en el envío.

 

Datos del remitente

Los datos que debes proporcionar sobre el remitente para llevar a cabo un correcto envío de los paquetes son: nombre o razón social (en caso de que corresponda a una persona jurídica), número de cédula, número de celular, nombre de algún contacto a quien podamos contactar en caso de ser necesario, dirección, ciudad y división en caso de que el remitente corresponda a un área de una compañía.

 

Datos del destinatario

Los otros datos que deben ser proporcionados de forma correcta son los del destinatario, así se podrá completar el envío sin inconvenientes. Los cuales son: nombre del destinatario, razón social si corresponde a una persona jurídica, nombre de algún contacto en caso que sea necesario, dirección completa, número de celular, ciudad y número de la Orden de Compra, Orden de Pedido, Remisión Interna o la factura que acompaña al despacho (en caso de que corresponda).

 

¿Cómo se escribe una dirección para un envío?

Cuando vas a realizar el envío de un paquete, es importante que escribas la dirección de forma correcta para evitar que se presenten retrasos o confusiones en el envío. La estructura básica se compone de la siguiente forma:

  • Borde superior izquierdo o reverso del paquete: Debes incluir la calle, número, apartamento, código postal, localidad, departamento, país (en caso que sea correo internacional). Aplica para datos de remitente.
  • Borde inferior derecho: Debes indicar la calle, número, apartamento, código postal, localidad, departamento, país (en caso que sea correo internacional). Aplica para datos de destinatario.

 

¿Es necesario poner el código postal?

Sí, este código postal es empleado para hacer la identificación de la posición geográfica del destinatario para hacer el envío de un paquete.

 

¿Cómo identificar el código postal del destinatario?

Para identificar el código postal debes tener en cuenta que no corresponde específicamente a un país como tal, este identifica las distintas zonas dentro del país y es un complemento de la dirección domiciliaria. En Colombia, los dos primeros dígitos representan a los Departamentos Nacionales, que se utilizan a partir de la codificación vigente por el DANE. Mientras que la tercera y cuarta posición corresponden a las zonas postales de encaminamiento y a los distritos postales respectivamente.

 

Si el envío es internacional recuerda poner el dato del país

En Coordinadora contamos con cobertura internacional para el envío de paquetes, el cual es fácil, rápido y seguro. Nos encargamos de trabajar de la mano con cada uno de nuestros clientes, coordinando los procesos de transporte de paquetes que requieran trámites aduaneros. De esa forma, podrás hacer llegar tus envíos a los cinco continentes en diferentes países.

Es importante que el remitente relacione los datos del país de destino en la Guía de Servicios, los cuales deben ser precisos y exactos. Recuerda que todos los envíos internacionales se encuentran sujetos a proceso de nacionalización y pago de impuestos a cargo del destinatario en el país destino, excepto los documentos.

 

¿Cómo se rotula el envío?

En Coordinadora somos conscientes que nuestra responsabilidad es realizar la entrega de envíos de paquetes en las mejores condiciones de calidad y seguridad. Esto se hace más fácil cuando se hace una correcta rotulación, con lo cual vas a obtener un servicio más ágil y eficiente. Por eso, debes llevar a cabo la rotulación de la siguiente forma:

  • Evita la doble rotulación: Evita reutilizar empaques, si lo haces, retira las etiquetas antiguas o oculta la información anterior con un marcador.. Estos pueden estar rotulados previamente, con información diferente a la de tus paquetes, lo cual nos puede llegar a causar confusiones y demoras en la entrega.
  • Rotula cada unidad: Para hacer más fácil la identificación, cada caja despachada debe tener un rótulo correspondiente. No en una sola, sino en todo el lote de cajas que vayan a transportarse.
  • Utiliza rótulos que no se desprendan: El rótulo debe ser de un color notorio, preferiblemente blanco, situado en un lugar visible. Recomendamos que hagas uso de adhesivos, que no suelen desprenderse con facilidad.

 

Programa la recogida de tu paquete con Coordinadora

En Coordinadora te ofrecemos el servicio de recogida de paquetes sin costo. Para solicitarlo deberás ingresar todos los datos requeridos como son nombres completos, correo electrónico, teléfonos, el tipo de envío (en este caso sería paquetes), la dirección, la fecha y la hora para llevar a cabo la recogida. Adicional debes ingresar el nombre y documento de la persona que hará la entrega del paquete que será recogido por nuestro personal operativo.

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